Τα συστήματα διαχείρισης περιπτώσεων

Στη διεθνή βιβλιογραφία και ορολογία όταν αναφερόμαστε στα πληροφοριακά συστήματα που βοηθούν τη διενέργεια των συνεντεύξεων χρησιμοποιούμε τον όρο CAI (Computer Assisted Interviewing).

Τα CAI διακρίνονται σε CAPI (P:Personal), CATI (T:telephone) και CAWI (W:Web) και βοηθούν στη διενέργεια: προσωπικών, τηλεφωνικών και διαδικτυακών συνεντεύξεων αντίστοιχα. Τα περισσότερα συστήματα έχουν ενσωματωμένα δύο επιμέρους υποσυστήματα:

  • Το υποσύστημα διαχείρισης και δημιουργίας του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου και
  • Το υποσύστημα που αφορά στη διαχείριση των συμμετεχόντων (κλείσιμο ραντεβού, καταχώρηση προσωρινών ή τελικών κωδικών, προώθηση μη ολοκληρωμένων συνεντεύξεων στον συνεντευκτή κ.α.).

Πλέον υφίστανται πληροφοριακά συστήματα που ενσωματώνουν επιπλέον και όλες τις κατηγορίες CAI σε ένα ενιαίο σύστημα και επιτρέπουν την πολυτροπική συλλογή των δεδομένων (multi mode data collection).

Στο εν λόγω εκπαιδευτικό υλικό και για όλες τις μελέτες περίπτωσης θα γίνεται διάκριση μεταξύ όλων των κατηγοριών CAI (CAPI, CATI, CAWI) αλλά και μεταξύ των ως άνω υποσυστημάτων. Έτσι το σύστημα στο οποίο θα γίνεται όλη η διαχείριση και η δημιουργία του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου θα είναι το Limesurvey, ενώ το υποσύστημα που θα διαχειρίζεται τα άτομα θα καλείται CMS (Case Management System) και θα διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο συλλογής δεδομένων. Ως εργαλείο CAPI θα χρησιμοποιήσουμε το Offlinesurveys (https://www.offlinesurveys.com/) και ως εργαλείο CATI θα χρησιμοποιηθεί το εργαλείο ανοιχτού κώδικα QueXS (https://quexs.acspri.org.au/). Το σύστημα CMS για CAWI είναι ενσωματωμένο στις τρέχουσες εκδόσεις του Limesurvey αν και δεν υφίσταται – προς το παρόν - ως μελέτη περίπτωσης διαδικτυακή έρευνα. Παρακάτω παρουσιάζεται η σύνοψη των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν στις έξι μελέτες περίπτωσης:

Α/Α Μελέτη Περίπτωσης Ηλεκτρονικό ερωτηματολόγιο σε Limesurvey Μέθοδος συλλογής δεδομένων Σύστημα διαχείρισης περιπτώσεων





1 Η πολιτική δημοσκόπηση: "Πανελλαδική έρευνα πολιτικών εξελίξεων - Ιανουάριος 2015" Ναι CATI QueXS
2 Το Exit Poll: "Exit Poll - Ιανουάριος 2015" Ναι CAPI Offlinesurveys
3 H έρευνα αγοράς: "MarketClearView, Market & Competitor Analysis" Ναι CATI QueXS
4 Η μυστική παρατήρηση: "MyConnect & Ανταγωνισμός: Μυστικές Επισκέψεις" Ναι CAPI Offlinesurveys
5 Η ποσοτική κοινωνική έρευνα: "Σχέσεις εργασίας-οικογένειας και ευημερία στην Βόρεια Ευρώπη" Όχι, χρησιμοποιήθηκε έντυπο ερωτηματολόγιο PAPI Έντυπες Φόρμες επαφής
6 Η ποιοτική κοινωνική έρευνα: "Γυναίκες κοινωνιολόγοι. Οικογένεια, απασχόληση, υποαπασχόληση και ανεργία στον καιρό της κρίσης" Ναι CAPI Offlinesurveys

Αναλυτικά παρουσιάζονται τα συστήματα διαχείρισης περιπτώσεων για τις CAI και PAPI μεθόδους συλλογής δεδομένων.

CMS για CAPI

To CMS που θα χρησιμοποιηθεί για τις δια ζώσης συνεντεύξεις στις μελέτες περίπτωσης είναι το Offlinesurveys, το οποίο αποτελεί μία απλή εκδοχή CMS για δια ζώσης συνεντεύξεις καθότι η διαχείριση των περιπτώσεων αφορά κατ’ ουσίαν μόνο τη συλλογή δεδομένων για κάθε άτομο και την αποστολή αυτών στον server. Στις τρεις μελέτες περίπτωσης όμως που θα χρησιμοποιηθεί το εργαλείο – exit poll, μυστική παρατήρηση, ποιοτική έρευνα - δεν απαιτείται κάποια ιδιαίτερη διαχείριση περιπτώσεων. Στην ποσοτική κοινωνική έρευνα που όντως η διαχείριση συνεντευκτών και συνεντευξιαζόμενων είναι σύνθετη, η διαχείριση των περιπτώσεων γίνεται με τη χρήση έντυπων φορμών.

Το Offlinesurveys τρέχει σε περιβάλλον Android και είναι διαθέσιμο μέσω του google play. Το ερωτηματολόγιο θα πρέπει να έχει ήδη υλοποιηθεί στο Limesurvey και ο χρήστης απλά καλείται να συνδέσει το ερωτηματολόγιο στην εφαρμογή (απαιτείται το link της έρευνας, username & password για τη σύνδεση) και να θέσει το Format του ερωτηματολογίου στο General Settings του Limesurvey ως «All in one».


Το Dashboard του OfflineSurvey

Ερώτηση με εγγραφή φωνής

Η διενέργεια ερευνών μέσω λειτουργικού android επιτρέπει την ενσωμάτωση στο ερωτηματολόγιο νέου τύπου ερωτήσεων με πολλά πολυμεσικά στοιχεία. Ερωτήσεις μπορούν να δέχονται ως απαντήσεις τα ακόλουθα: εγγραφή φωνής, καταγραφή τοποθεσίας μέσω GPS, φωτογραφία, κωδικούς έπειτα από σάρωση κ.α. (για περισσότερα βλέπε στο: https://www.offlinesurveys.com/add-android-multimedia-question)

Μόλις συλλεγούν οι απαντήσεις γίνεται η αποστολή των δεδομένων στον server. Εξυπακούεται ότι η αποστολή απαιτεί σύνδεση στο διαδίκτυο.

CMS για CATI

Η διαχείριση των περιπτώσεων στην περίπτωση του QueXS αφορά κυρίως στη διαχείριση του δείγματος και των συνεντευκτών από τον υπεύθυνο πεδίου. Ο υπεύθυνος πεδίου έχει πρόσβαση στο παρακάτω panel διαχείρισης:

Ενδεικτικά ο υπεύθυνος πεδίου έχει τη δυνατότητα μέσω του panel διαχείρισης να:

  • Εισάγει διαφορετικά ερωτηματολόγια που έχουν ήδη δημιουργηθεί στο Limesurvey.
  • Εισάγει τη λίστα του δείγματος σε csv μορφότυπο εφόσον υπάρχει. Η δομή του csv αφορά: όνομα, επώνυμο, αριθμό τηλεφώνου κ.α.
  • Εισάγει τους συνεντευκτές (username & password) και να τους αναθέτει συγκεκριμένα ερωτηματολόγια.
  • Δημιουργεί βάρδιες για κάθε ερωτηματολόγιο.
  • Θέτει quotas.
  • Δημιουργεί αναφορές
  • Δημιουργεί ρόλους - πελάτη (Clients) που μπορεί να έχουν πρόσβαση στις αναφορές.

Ο συνεντευκτής κατόπιν συνδέεται στο σύστημα, δέχεται τις κλήσεις και καταγράφει το κωδικοποιημένο αποτέλεσμα της κλήσης (disposition code).

Στην περίπτωση που το αποτέλεσμα της κλήσης είναι επιτυχημένο (βλέπε πάνω εικόνα – “Yes -Continue”) τότε εμφανίζεται το ερωτηματολόγιο του Limesurvey και ο συνεντευκτής συνεχίζει με την εισαγωγή των απαντήσεων του ερωτώμενου (βλέπε παρακάτω εικόνα). Στην περίπτωση που απαιτείται ραντεβού, το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στον συνεντευκτή για καθορισμό ραντεβού με τον συγκεκριμένο συνεντευξιαζόμενο.

Για περισσότερα βλέπε εδώ: https://quexs.acspri.org.au/screenshots και στο https://quexs.acspri.org.au/.

CMS για CAWI

Εφόσον η διαδικτυακή έρευνα έχει συγκεκριμένους αποδέκτες, ο σύνδεσμος της έρευνας αποστέλεται στο mail των αποδεκτών μέσω του περιβάλλοντος του Limesurvey.

Η διαχείριση των αποδεκτών εντός του Limesurvey αφορά καταρχάς στην εισαγωγή του δείγματος στο σύστημα μέσω μορφότυπου csv, όπου το email είναι υποχρεωτικό στοιχείο. Για κάθε αποδέκτη δημιουργείται μοναδικό κωδικός (token).

Κατόπιν διεξάγεται η αποστολή των προσκλήσεων βάσει προκαθορισμένων αλλά με δυνατότητα τροποποίησης προτύπων email (email template). Το σύστημα αντιλαμβάνεται αν ο ερωτώμενος έχει απαντήσει ή όχι και δίνει την δυνατότητα αποστολής υπενθυμίσεων. Μόλις ολοκληρωθεί η έρευνα είναι δυνατή η εξαγωγή των απαντήσεων των ερωτώμενων σε συνδυασμό με τα στοιχεία του ερωτώμενου και εφόσον η έρευνα δεν έχει τεθεί ως ανώνυμη.

Παρακάτω παρατίθεται ο πίνακας που γίνεται η διαχείριση των συμμετεχόντων στο Limesurvey:

Οι φόρμες επαφής

Οι φόρμες επαφής – ή φάκελοι περίπτωσης – αποτελούν την έντυπη μορφή διαχείρισης περιπτώσεων, στην περίπτωση που οι έρευνες διεξάγονται με προσωπικές δια ζώσης συνεντεύξεις. Ο συνεντευκτής καταγράφει στην φόρμα επαφής, τον κωδικό του, τον κωδικό του νοικοκυριού και του ερωτώμενου και τη διεύθυνση του νοικοκυριού. Κατόπιν στους πίνακες επαφών καταγράφει την ημερομηνία επίσκεψης, την ημέρα και την ώρα της επίσκεψης. Εισάγει το αποτέλεσμα της επαφής με το νοικοκυριό και κατόπιν με τον ερωτώμενο από λίστα προσωρινών και οριστικών κωδικών (disposition codes). Στην περίπτωση που προέκυψε ραντεβού καταγράφει την ημερομηνία και ώρα του ραντεβού. Σε εκτενή ερωτηματολόγια ενδεχομένως να εισάγει κωδικούς και για την πρόοδο συμπλήρωσης ενοτήτων της συνέντευξης. Ο κωδικός αποτελεί το αποτέλεσμα της επαφής. Αν η επαφή κατέληξε σε επιτυχημένο αποτέλεσμα η διαδικασία συνεχίζεται με την ανάγνωση των ερωτήσεων του ερωτηματολογίου.

Παρακάτω παρατίθεται η φόρμα επαφής από την έρευνα PIAAC:

piaac_contact_form.pdf

Και της Ευρωπαϊκής Κοινωνικής Έρευνας:

https://www.europeansocialsurvey.org/docs/round5/fieldwork/greece/ESS5_contact_form_GR.pdf

Σε περιπτώσεις άρνησης κάποιες φόρμες επαφής καταγράφουν τους λόγους άρνησης, το προφίλ του ατόμου που αρνήθηκε καθώς και τα χαρακτηριστικά της γειτονιάς που διαμένει για λόγους εκ των υστέρων διεξαγωγής ανάλυσης της μη απόκρισης.