Συμφωνία Πελάτη – Φορέα υλοποίησης έρευνας

1. Κατάθεση ερευνητικής πρότασης πελάτη
2. Κατάθεση προσφοράς από φορέα υλοποίησης έρευνας
3. Συμφωνία πελάτη – φορέα υλοποίησης έρευνας

Σε πρώτη φάση το ζητούμενο προς ολοκλήρωση είναι η συμφωνία μεταξύ του εντολέα της έρευνας (αναθέτουσα αρχή) και του αναδόχου της έρευνας. Ο ανάδοχος της έρευνας μπορεί να είναι ερευνητικό κέντρο / πανεπιστήμιο ή εταιρία έρευνας αγοράς και δημοσκοπήσεων. Αρχικά η αναθέτουσα αρχή καταθέτει την ερευνητική πρόσκληση / πρόταση, όπου περιγράφει τα ερωτήματα που έχει πάνω σε ένα ερευνητικό αντικείμενο. Ιδανικά, στο στάδιο αυτό προσδιορίζονται από την αναθέτουσα αρχή, όλοι οι διαθέσιμοι πόροι (άυλοι και υλικοί) που δύναται να χορηγήσει προς αυτή την κατεύθυνση και για την επίτευξη των στόχων της έρευνας. Από την πλευρά του ο ανάδοχος/φορέας υλοποίησης, καταθέτει στη βάση της τεχνογνωσίας του, προσφορά που περιλαμβάνει πλην των άλλων τη μεθοδολογία υλοποίησης της έρευνας που θα απαντά στην ερευνητική πρόταση/πρόσκληση. Η προσφορά μπορεί να αφορά διάφορα εναλλακτικά σενάρια, στα οποία το κόστος διαφοροποιείται. Η θετική αξιολόγηση της προσφοράς από την αναθέτουσα αρχή, μέσα σε ένα δυναμικό και ανταγωνιστικό σύγχρονο περιβάλλον αγοράς, θα οδηγήσει στην επικύρωση της συμφωνίας των δύο μερών και στην ολοκλήρωση της πρώτης φάσης.

Συγκρότηση ερευνητικού εργαλείου

1. Διερεύνηση ερευνητικού προβλήματος
2. Βιβλιογραφική επισκόπηση / θεωρητικό πλαίσιο / ερευνητικά ερωτήματα
3. Καθορισμός πληθυσμού
4. Εννοιολόγηση
5. Καθορισμός ερευνητικής στρατηγικής
6. Καθορισμός μεθόδου συλλογής δεδομένων
7. Λειτουργικοποίηση
8. Συγκρότηση εργαλείου έρευνας – αρχείου ερωτηματολογίου / οδηγού συνέντευξης
9. Διεξαγωγή πιλοτικής έρευνας
10. Εγκυρότητα και αξιοπιστία εργαλείου έρευνας

Η επισημοποίηση της συμφωνίας μεταξύ αναθέτουσας αρχή και αναδόχου/φορέα υλοποίησης της έρευνας προσφέρει τους απαιτούμενους βαθμούς ελευθερίας για την έναρξη υλοποίησης του ερευνητικού έργου. Προς αυτή την κατεύθυνση η φάση της συγκρότησης του ερευνητικού εργαλείου είναι αυτή που θα πρέπει να ακολουθήσει τη φάση της συμφωνίας. Σε αυτή, πρωταρχικό βήμα που χρήζει καθορισμού είναι η διερεύνηση του ερευνητικού προβλήματος. Συνδυαστικά με την απαραίτητη εννοιολόγηση όρων και εννοιών και τη βιβλιογραφική επισκόπηση, αναθεωρείται και εμπλουτίζεται το ερευνητικό πρόβλημα, συγκεκριμενοποιείται το πλαίσιο της έρευνας και εξειδικεύεται σε ερευνητικά ερωτήματα. Τα ερευνητικά ερωτήματα συνήθως μας οδηγούν και στον καθορισμό του πληθυσμού αφού τα ερευνητικά ερωτήματα υπονοούν τον πληθυσμό ακόμα και αν δεν τον αναφέρουν ρητώς.

Η ερευνητική στρατηγική (ποσοτική ή ποιοτική) αλλά και ο καθορισμός της μεθόδου συλλογής δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο που θα τεθούν οι ερωτήσεις (λειτουργικοποίηση), ώστε να απαντηθούν τα ερευνητικά ερωτήματα. Οι ερωτήσεις συγκροτούνται σε ένα εργαλείο έρευνας: το ερωτηματολόγιο ή τον οδηγό συνέντευξης. Τέλος, δύο ακόμα διεργασίες με ιδιαίτερη σημασία για την επιτυχή και βέλτιστη ολοκλήρωση του ερευνητικού εργαλείου συμπεριλαμβάνονται στη φάση αυτή και είναι η διεξαγωγή μίας πιλοτικής έρευνας με στόχο τον έλεγχο της εγκυρότητας και της αξιοπιστίας του ερευνητικού εργαλείου.

Καθορισμός διαδικασιών διαχείρισης δείγματος, επαγγελματιών και τεκμηρίων

1. Δειγματοληπτικό πλαίσιο
2. Μέθοδοι δειγματοληψίας και μέγεθος δείγματος
3. Στρατολόγηση ερωτώμενων
4. Κριτήρια ποιοτικού ελέγχου
5. Διαδικασίες διαχείρισης περιπτώσεων
6. Καθορισμός αρχείων έρευνας (εντύπων και ηλεκτρονικών)
7. Διαδικασίες δημοσιοποίησης έρευνας
8. Υπολογισμός ανθρώπινων πόρων (επαγγελματιών)

Ακόλουθη της συγκρότησης του ερευνητικού εργαλείου, είναι η συζήτηση για τον καθορισμό των διαδικασιών διαχείρισης που άπτονται με το δείγμα, τους επαγγελματίες και τα τεκμήρια. Όσο αφορά τη διαχείριση του δείγματος, διερευνάται ενδελεχώς η διαθεσιμότητα υπαρχόντων δειγματοληπτικών πλαισίων που ο τύπος τους κρίνεται κατάλληλος για την προτεινόμενη μέθοδο συλλογής των δεδομένων. Τα δειγματοληπτικά πλαίσια ενημερώνονται όταν είναι δυνατό και χρησιμοποιούνται κατόπιν για την εφαρμογή της δειγματοληψίας.

Στη διαχείριση του δείγματος εντάσσεται, επίσης, ο προσδιορισμός της μεθόδου δειγματοληψίας (πιθανοθεωρητική ή/και μη), της δειγματοληπτικής μονάδας, αλλά και του απαιτούμενου μεγέθους δείγματος για την προσέγγιση της επιθυμητής αξιοπιστίας στα αποτελέσματα της έρευνας. Επιπλέον, καθορίζονται οι διαδικασίες προσέγγισης και διατήρησης των ερωτώμενων στη έρευνα, οι διαδικασίες στρατολόγησης, δηλαδή, που αποσκοπούν στην επίτευξη ενός a priori προσδιοριζόμενου, ελαχίστου ποσοστού απόκρισης.

Μέρος της διαχείρισης του δείγματος αλλά και τον επαγγελματιών που συμμετέχουν στην έρευνα είναι ο προσδιορισμός της διαδικασίας των ποιοτικών ελέγχων για τη διασφάλιση της ποιότητας της ερευνητικής διαδικασίας. Στη διασφάλιση της ποιότητας της έρευνας συμπεριλαμβάνουμε και θέματα που άπτονται του κώδικα της ερευνητικής δεονοτολογίας. Επιπρόσθετα και ανάλογα με τη μέθοδο συλλογής των δεδομένων, καθορίζονται όλα τα αποτελέσματα των προσπαθειών επαφής με τον ερωτώμενο. Το αποτέλεσμα της επαφής κωδικοποιείται μέσω κατάλληλων κωδικών διάθεσης, βάσει των οποίων υπολογίζονται χρήσιμοι ποιοτικοί δείκτες για την έρευνα, όπως ο ρυθμός απόκρισης.

Εκτός από τη διαχείριση του δείγματος, μέριμνα όσο αφορά τα αρχεία, τα δεδομένα και εν γένει τα τεκμήρια, έντυπα και ηλεκτρονικά, που απορρέουν από την εφαρμογή της έρευνας, λαμβάνεται επίσης σε αυτή τη φάση. Στη διαχείριση των τεκμηρίων εμπίπτουν, επίσης (και καθορίζονται εδώ) και οι διαδικασίες δημοσιοποίησης αυτών, από τον φορέα υλοποίησης της έρευνας τόσο προς τον πελάτη όσο και γενικότερα σε άλλους άμεσα και έμμεσα ενδιαφερόμενους.

Επιβάλλεται, τέλος, πριν την εφαρμογή των διαδικασιών συλλογής των δεδομένων να γίνεται ο υπολογισμός των ανθρώπινων πόρων (επαγγελματιών / συνεργατών) που απαιτούνται στα διάφορα στάδια του ερευνητικού έργου. Η αναφορά για τη διαχείριση των επαγγελματιών περιλαμβάνει τόσο τον καθορισμό των απαραίτητων επαγγελματιών που εμπλέκονται στην έρευνα όσο και των ρόλων και των αρμοδιοτήτων, μόνιμου και έκτακτου προσωπικού, για την ολοκλήρωση της έρευνας. (για περισσότερα σε σχέση με τους επαγγελματίες της έρευνας βλέπε εδώ )

Εφαρμογή των διαδικασιών πριν τη συλλογή δεδομένων

1. Η δημιουργία του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου
2. Η εφαρμογή της δειγματοληψίας
3. Η παραμετροποίηση του συστήματος διαχείρισης περιπτώσεων
4. Η εφαρμογή της στρατηγικής στρατολόγησης
5. Η εφαρμογή της κατανομής των ανθρώπινων πόρων (επαγγελματιών)
6. Εκπαίδευση

Η φάση που ακολουθεί τον καθορισμό των διεργασιών διαχείρισης, είναι η τέταρτη στη σειρά και περιλαμβάνει όλες εκείνες τις διαδικασίες που πρέπει να εφαρμοστούν πριν τη συλλογή των δεδομένων. Σε αυτές και εκ των βασικών, είναι η δημιουργία του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου, το οποίο, πλέον, χρησιμοποιείται κατά κόρον, λόγω των πλεονεκτημάτων του και το οποίο επιλέγεται για τις έρευνες που υλοποιούνται εδώ. Με δεδομένη την ανάγκη για τη δημιουργία και τη χρήση ενός ηλεκτρονικού ημερολογίου, τα σημαντικότερα σχετικά λογισμικά αναφέρονται, ενώ ειδική μνεία γίνεται στο λογισμικό Limesurvey, συνοδευόμενη με αναλυτική παρουσίαση των τύπων ερωτήσεων και γραφικών που προσφέρει. Επιπρόσθετα γίνεται αναφορά στην εφαρμογή της δειγματοληψίας, επικεντρωμένη κυρίως τόσο στις δυσκολίες (π.χ. μη-απόκριση, ελλείπουσες τιμές κ.α.) που δύναται να συναντήσει κανείς, όσο και στους τρόπους αντιμετώπισης τέτοιων ζητημάτων (πρόσθετο δείγμα, μέθοδοι αντικαταστάσεις κ.λπ.), αλλά και στις επιπτώσεις που έχουν στην έρευνα. Ειδική αναφορά γίνεται στη δειγματοληψία σε σπάνιους πληθυσμούς η οποία υλοποιείται με μέριμνα τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που συνοδεύουν τους πληθυσμούς αυτούς.

Το ηλεκτρονικό ερωτηματολόγιο συνοδεύεται από υποσύστημα που αφορά στη διαχείριση των συμμετεχόντων (κλείσιμο ραντεβού, καταχώρηση προσωρινών ή τελικών κωδικών, προώθηση μη ολοκληρωμένων συνεντεύξεων στον συνεντευκτή κ.α.). Στο σύστημα αυτό έχουν πρόσβαση ο υπεύθυνος πεδίου, ο επόπτης, ο συνεντευκτής. Μέχρι πρότινος η διαδικασία αυτή διεξάγονταν με έντυπες φόρμες επαφής. Σε αυτό το σημείο και μετά τη δημιουργία του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου, τον καθορισμό των επαγγελματιών και την εφαρμογή της δειγματοληψίας υλοποιείται το σύστημα αυτό που "συντονίζει" τις ως άνω προσπάθειες επαφής.

Λίγο πριν την έναρξη της έρευνας θα πρέπει να υλοποιηθούν οι διαδικασίες στρατολόγησης που καθορίστηκαν σε προηγούμενη φάση και που προφανώς θα πρέπει να συνεχίζονται και κατά τη φάση της συλλογής των δεδομένων.Η οποιαδήποτε υλοποίηση - εφαρμογή ενέχει δυσκολίες εφαρμογής. Χαμηλά ποσοστά απόκρισης των συμμετεχόντων στο σύνολο του ερωτηματολογίου ή σε συγκεκριμένες ερωτήσεις οδηγούν σε μη ποιοτικά δεδομένα, οι αναλύσεις των οποίων τίθενται εν αμφιβόλω. Όμοια προβλήματα ενέχουν και κατά την εφαρμογή της κατανομής των επαγγελματιών. Αν και το πλήθος των επαγγελματιών που προσδιορίστηκαν στο πλαίσιο του έργου αφορά περί τους 25 επαγγελματίες (για περισσότερα βλέπε εδώ ) με πολλαπλές εξειδικεύσεις, εν τέλει οικονομικής φύσης κυρίως ζητήματα οδηγούν σε συνενώσεις ειδικοτήτων, τα οποία συζητιούνται εκτενώς στη φάση αυτή. Στο στάδιο αυτό και για κάθε μελέτη περίπτωσης καθορίζεται "το μοντέλο κατανομής αρμοδιοτήτων εταιρικού σχήματος - RACI" (για περισσότερα σε σχέση με το RACI βλέπε εδώ ).

Τέλος, πριν τη συλλογή των δεδομένων, διεξάγεται η εκπαίδευση μόνιμων και έκτακτων συμμετεχόντων στην έρευνα. Η εκπαίδευση διεξάγεται συνήθως από τον Υπεύθυνο Πεδίου, όπου δίνονται οι κατάλληλες οδηγίες σε κάθε συμμετέχοντα. Με το πέρας της εκπαίδευσης χορηγείται σε κάποιους από τους επαγγελματίες ηλεκτρονικό ή έντυπο υλικό. Μετά το πέρας της εκπαίδευσης είναι πολύ πιθανή η διεξαγωγή νέας πιλοτικής έρευνας. Η πιλοτική έρευνα που διεξήχθει στο δεύτερο στάδιο αφορούσε περισσότερο την αξιοπιστία και εγκυρότητα του ερωτηματολογίου ενώ η πιλοτική έρευνα μετά την εκπαίδευση αφορά τον συντονισμό των επαγγελματιών και τον έλεγχο συνολικά της διαδικασίας συλλογής των δεδομένων και της υλικοτεχνικής υποδομής.

Κατά τη διάρκεια συλλογής δεδομένων

1. Η διεξαγωγή της έρευνας
2. Ο ποιοτικός έλεγχος της έρευνας

Η πέμπτη φάση αποτελεί την προτελευταία της μεθοδολογίας κοινωνικών ερευνών και αφορά στοιχεία και διαδικασίες κατά τη συλλογή των δεδομένων που είτε είναι υποχρεωτικά, είτε είναι θεμιτό να εφαρμόζονται για την ορθή ολοκλήρωση της έρευνας. Μεταξύ αυτών και υποχρεωτική από νομικής πλευράς, η εναρμόνιση των επαγγελματικών πρακτικών, όσων διεξάγουν μία έρευνα, στο νομικό πλαίσιο και τους κώδικες δεοντολογίας για την προστασία του ατόμου στην οποία δίνεται ιδιαίτερη σημασία στο παρόν. Ως γνωστόν, η συγκατάθεση για συμμετοχή στην έρευνα του ερωτώμενου είναι θεσμικά κατοχυρωμένη, από όπου απορρέει ότι δεδομένα που δεν έχουν αντληθεί με συγκατάθεση δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξαγωγή συμπερασμάτων. Η συγκατάθεση στην έρευνα μαζί με άλλους θεμέλιους κανόνες που έχουν θεσμοθετηθεί, βάσει των οποίων προσδιορίζονται οι πρακτικές κατά τη διεξαγωγή της έρευνας και τη συλλογή των δεδομένων, αναλύονται εκτενώς εδώ.

Από εκεί και πέρα, ζητήματα που αφορούν τη βέλτιστη υλοποίηση της διαδικασίας συλλογής των δεδομένων, όπως η αποστολή προσκλήσεων, υπενθυμίσεων, τηλεφωνικών ραντεβού, αρχειοθετήσεων, αλλά και γενικά όλων των τυποποιημένων διαδικασιών που έχουν προσδιοριστεί προγενέστερα και αποσκοπούν στη διευκόλυνση της εύρυθμης λειτουργίας του μηχανισμού και θα πρέπει να τηρούνται από τους μετέχοντες κατά τη συλλογή των δεδομένων, αναφέρονται επίσης.

Επιπρόσθετα, κατά τη διάρκεια της συλλογής δεδομένων, καταγράφονται πρόσθετα δεδομένα (paradata) από τον συνεντευκτή, ή / και από το σύστημα διεξαγωγής της έρευνας, τα οποία δύνανται να αποτελέσουν χρήσιμα εργαλεία στην εξαγωγή των τελικών συμπερασμάτων. Το ίδιο ισχύει και για όλα εκείνα τα γεγονότα που μπορεί να επηρεάζουν τις απαντήσεις των ερωτώμενων στην έρευνα, όπως επίσης και για τα προβλήματα εξωτερικής φύσεως που ενδέχεται να επηρεάζουν τη διεξαγωγή της έρευνας (π.χ. εκλογές, καλοκαιρινές διακοπές κ.α.) και που θα πρέπει να προβλέπονται (κατά δύναμη) και να διαχειρίζονται καταλλήλως.

Σε αυτή τη φάση εξάγονται τα δεδομένα από το ηλεκτρονικό ερωτηματολόγιο στο στατιστικό πακέτο ανάλυσης δεδομένων. Στον κόμβο HTS, τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται για την ανάλυση και τη διαχείριση των ποσοτικών δεδομένων είναι πρωτευόντως το SPSS και δευτερευόντως η R. Δεν χρησιμοποιήθηκαν κάποια λογισμικά για την ανάλυση των ποιοτικών δεδομένων. Η εξαγωγή των δεδομένων από το ηλεκτρονικό ερωτηματολόγιο στο SPSS ή στην R προκύπτει με αυτοματοποιημένο τρόπο.

Η εξαγωγή των δεδομένων από το ηλεκτρονικό ερωτηματολόγιο στο στατιστικό πακέτο δεν γίνεται μετά το πέρας της συλλογής δεδομένων, όπως κάποιος λανθασμένα θα μπορούσε να εικάσει. Τα δεδομένα εξάγονται στη φάση συλλογής δεδομένων με στόχο να χρησιμοποιηθούν στον ποιοτικό έλεγχο και όχι για λόγους ανάλυσης. Ο ποιοτικός έλεγχος διεξάγεται σταδιακά και ολοκληρώνεται μετά το τέλος της συλλογής της δεδομένων. Σημειώνεται ότι ο ποιοτικός έλεγχος διαφέρει ανάλογα με τη μέθοδο συλλογής δεδομένων και μπορεί να διεξαχθεί όχι μόνο στα δεδομένα, αλλά και στα paradata των ερευνών.

Μετά τη συλλογή δεδομένων

1. Έλεγχος και διόρθωση τελικών δεδομένων
2. Προσθήκη νέων δεδομένων και μεταβλητών
3. Μετασχηματισμοί δεδομένων για την ανάλυση των ερευνητικών ερωτημάτων
4. Δημιουργία στατιστικών αναλύσεων σε μορφή πινάκων για την ανάλυση των ερευνητικών ερωτημάτων
5. Συγγραφή αναφοράς (που απαντά στα ερευνητικά ερωτήματα του πελάτη) και ερμηνεία αποτελεσμάτων.
6. Διαχείριση αρχείων έρευνας (και σε σχέση με πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων).
7. Δημοσιοποίηση στοιχείων και αρχείων σχετιζόμενων με την έρευνα (και σε σχέση με πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων).

Μετά τη συλλογή των δεδομένων, η έκτη και τελευταία φάση της μεθοδολογίας κοινωνικών ερευνών, περιλαμβάνει μία σειρά από διεργασίες που εφαρμόζονται σε αυτά. Αρχικά, προηγείται ο καθορισμός των διαδικασιών καθαρισμού, ελέγχου και διόρθωσης των τελικών δεδομένων καθώς και των στατιστικών διαδικασιών που απαιτούνται για τις διαδικασίες αυτές. Ο έλεγχος και η διόρθωση των τελικών δεδομένων συνήθως περιλαμβάνει τόσο αυτοματοποιημένες όσο και μη, διαδικασίες. Ο έλεγχος μπορεί να περιλαμβάνει, διαδικασίες ελέγχου πληρότητας των δεδομένων, ελέγχου τιμών εκτός κωδικοποίησης, εκτός αποδεκτού εύρους, ελέγχου της δρομολόγησης των ερωτήσεων μέσω των μεταβλητών και πολλών άλλων. Τα περισσότερα από τα ως άνω υλοποιούνται με απλές στατιστικές διαδικασίες περιγραφικής στατιστικής.

Ακολουθεί ο καθορισμός των πρόσθετων δεδομένων - μεταβλητών που πρέπει να δημιουργηθούν για την αναβάθμιση της ποιότητας των δεδομένων και τη διευκόλυνση της στατιστικής ανάλυσης. Τα νέα δεδομένα που θα παραχθούν αφορούν: την εκ των υστέρων κωδικοποίηση ανοιχτών ή ημι-ανοιχτών ερωτήσεων, τη δημιουργία μεταβλητών στάθμισης, τη μέθοδο μεταβιβάσεως τιμών για την αντικατάσταση των ελλειπουσών τιμών, τη δημιουργία ανωνυμοποιημένων μεταβλητών, τη δημιουργία διαχειριστικών μεταβλητών και άλλων, όπως καταγράφονται αναλυτικά σε στάδιο της έκτης φάσης.

Επιπλέον και σε συνέχεια των προηγουμένων, έπεται η δημιουργία νέων δεδομένων – μεταβλητών που χρησιμεύουν στην απάντηση των ερευνητικών ερωτημάτων και στην ανάλυση των ερευνητικών υποθέσεων. Ο μετασχηματισμός των δεδομένων περιλαμβάνει, δημιουργία υποσυνόλου μεταβλητών, επανακωδικοποιήσεις μεταβλητών, δημιουργία νέων μεταβλητών, καταμέτρηση τιμών από σύνολα μεταβλητών, ταξινόμηση δεδομένων, αναδόμηση μεταβλητών και άλλες σχετικές διεργασίες. Η δημιουργία στατιστικών αναλύσεων σε μορφή πινάκων για την ανάλυση των ερευνητικών ερωτημάτων αφορά στη δημιουργία πινακοποιήσεων για τις ανάγκες της ανάλυσης και ακολουθεί τα προηγούμενα. Οι συχνότερες στατιστικές διαδικασίες για την ανάλυση των δεδομένων είναι μονομεταβλητής, (Συχνότητες, Περιγραφικά στατιστικά, Γραφικές απεικονίσεις), διμετάβλητης (Crosstabulation, χ^2, γραμμική διμετάβλητη συσχέτιση, απλή παλινδρόμηση, έλεγχος μέσων τιμών με παραμετρικές και μη μεθόδους, ανάλυση διασποράς με έναν παράγοντα), ή / και πολυμεταβλητής ανάλυσης (Πολλαπλή γραμμική παλινδρόμηση, Λογιστική παλινδρόμηση, Παραγοντική ανάλυση, Ανάλυση κατά συστάδες / ομάδες) οι οποίες παράγουν τα αποτελέσματα προς συμπερασματολογία.

Ολοκληρώνοντας την τελευταία φάση, η τελική αναφορά προς τον πελάτη περιλαμβάνει, την περιγραφική ανάλυση, τις γραφικές απεικονίσεις, το μεθοδολογικό σημείωμα της έρευνας, την ταυτότητα της έρευνας, την ερμηνεία των αποτελεσμάτων, τα συμπεράσματα που υπολογίστηκαν παραπάνω, αλλά και πιθανές προτάσεις για μελλοντική έρευνα. Τέλος, σε αυτή τη φάση, καθορίζεται και προσδιορίζεται, επίσης, η διαχείριση όλων των αρχείων μετά το πέρας της έρευνας (ερωτηματολόγια, κάρτες, οδηγίες, ψηφιακά αρχεία, φάκελοι περίπτωσης κ.α.), όσο αφορά την αρχειοθέτηση. Η διαδικασία θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να συμβαδίζει με τους κανόνες ηθικής και δεοντολογίας για τα προσωπικά δεδομένα αλλά ταυτόχρονα να εξυπηρετεί και τον διαμοιρασμό δεδομένων που αφορούν τη διενέργεια ποιοτικών ελέγχων και ιδιαίτερα στην περίπτωση ιδιωτικών εταιριών που ανήκουν στον ΣΕΔΕΑ. Επιπλέον, θα πρέπει να προσδιοριστούν ποια από τα αρχεία θα πρέπει να δίνονται στον πελάτη, τι δημοσιοποιείται στον ιστότοπο ή στο αποθετήριο του πελάτη και τι δημοσιοποιείται στον τύπο ή στα ΜΜΕ.